منشاء و ماهیت حساب های پرداختنی :
حسابهای پرداختی
منشاء و ماهیت حساب های پرداختنی :
اصطلاح حساب های پرداختنی به بدهی های ناشی از خرید کالا و خدمات ، در جریان عادی تجارت گفته می شود . که شامل ، خرید نسیه کالا ، مواد اولیه ، دارایی های ثابت و اثاثه اداری است .
بدهی های بهره دار نباید جزء حساب های پرداختنی طبقه بندی شود ، بلکه باید جداگانه و تحت عنوان های اوراق قرضه ، اسنادپرداختنی ، وام های با وثیقه یا قراردادهای اقساطی نشان داده شود .
مهمترين مشكل حسابرسان در بررسي بدهي‌ها ، كمتر از واقع نشان داده شدن يا حتي از قلم افتادگي بدهي هاست . كمتر از واقع نشان دادن بدهي‌ها به اندازه بيش از واقع نشان دادن دارايي‌ها ، وضع مالي شركت را بهتر نشان مي‌دهد و تخلف‌ها را مي‌پوشاند . كمتر از واقع نشان دادن بدهي‌ها معمولاً با كمتر از واقع نشان دادن هزينه‌ها و بيش از واقع نشان دادن سود خالص همراه است . بنابر اين روش‌هاي حسابرسي بدهي‌ها بايد به گونه اي طراحي شوند ، كه كامل بودن بدهي‌هاي ثبت شده را آشكار سازد .
روش‌هاي كشف كمتر از واقع نشان دادن بدهي‌ها متفاوت از روش‌هاي حسابرسي براي كشف بيش از واقع نشان داده شدن دارايي‌هاست . بيش از واقع نشان دادن دارايي‌ها معمولاً با يك ثبت نادرست در مدارك حسابداري همراه است . برعكس كمتر از واقع نشان دادن يك بدهي عموماً با ثبت نكردن معامله اي صورت مي گيرد كه بدهي را به وجود آورده است . كشف يك ثبت از قلم افتاده ، به مراتب مشكل‌تر از كشف يك ثبت جعلي مي باشد . حسابرسان از مدت ها پيش تشخيص داده‌اند كه پيچيده‌ترين تخلف ، تقلبي است كه با ثبت نكردن معاملات بوجود مي آيد .
هدف های حسابرسان از رسیدگی به حساب های پرداختنی تعیین موارد زیر است :
1- کفایت سیستم کنترل داخلی حساب های پرداختنی و چرخه خرید و پرداخت ها .
2- اعتبار حساب های پرداختنی ثبت شده . (رخداد و تعهد)
3- ثبت دفاتر بودن تمام حساب های پرداختنی . (کامل بودن)
4- صحت محاسبات ریاضی جداول پشتوانه حساب های پرداختنی و انطباق آن ها با حساب های دفتر کل .( صحت محاسبات ریاضی)
5- درستی ارزشیابی حساب های پرداختنی .
6- کفایت افشاء و چگونگی ارائه پرداختی ها در صورت های مالی .
سيستم كنترل داخلي حساب هاي پرداختني :
بحث درباره سيستم كنترل داخلي حساب هاي پرداختني مي تواند چنان گسترش يابد كه تمام چرخه خريد يا تحصيل را در برگيرد . در يك سيستم خوب و مؤثر خريد ،
الف) دايره انبار يا دايره كنترل موجودي‌ها ، درخواست خريدي را تهيه و تصويب مي كند .
ب) درخواست خريد براي دايره خريد ارسال مي شود .
ج) نسخه اي از اين درخواست خريد به ترتيب شماره در دايره تهيه كننده ، بايگاني مي گردد .
د) مدارك بايگاني شده در مرحله قبل ، با سفارش خريد تنظيم شده و نهايتاً گزارش دريافت كالا مطابقت داده مي شود .
ه) دايره خريد با دريافت درخواست خريد لزوم سفارش دادن مواد و كالاي درخواستي را تعيين مي‌كند .
و) پس از كسب مجوز خريد ، تداركات (دايره خريد) فروشنده مناسب را با توجه به قيمت اعلامي توسط آن ها انتخاب مي كند .
ز) كنترلي كه انتظار مي رود حسابرسان در يك دايره حساب پرداختني مناسب با آن روبه رو شوند ، مطابقت ماهانه جزئيات حساب هاي پرداختني ( يا برگه هاي پرداختني ) ، با حساب كنترل بستانكاران در دفتر كل است .
کاربرگ های حسابرسی حساب های پرداختنی :
كاربرگ اصلي حساب هاي پرداختني ، تراز آزمايشي انواع مانده های حساب هاي پرداختني به تاريخ ترازنامه و درخواست هاي تأييديه بستانكاران ، كاربرگ هاي اساسي حساب هاي پرداختني می باشد . ترازهای آزمايشي مزبور اغلب به شكل گزارش هاي چاپي كامپيوتر است . علاوه بر اين ، حسابرسان مي توانند فهرستي از حساب هاي پرداختني ثبت نشده را كه در طول رسيدگي هاي خود كشف كرده اند ، را تهيه كنند .
برنامه حسابرسی :
الف : سیستم كنترل هاي داخلي حساب های پرداختنی را ارزیابی کنید.
1- شناختي از سيستم كنترل داخلي حساب های پرداختنی كسب كنيد .
یکی از راه های آشنایی با سیستم کنترل داخلی حساب های پرداختنی ، استفاده از نمودگرهای تهیه شده توسط صاحب کار است . حسابرسان می توانند از پرسشنامه کنترل های داخلی نیز برای کسب اطلاعات مربوط به کنترل های داخلی حساب های پرداختنی استفاده کنند .
2- احتمال خطر كنترل را درباره هر يك از سرفصل هاي عمده حساب های پرداختنی در تاريخ ترازنامه تعيين و آزمون‌هاي اضافي كنترل‌ها را طراحي كنيد .
احتمال خطر کنترل ، تنها زمانی کمتر از حداکثر برآورد می شود ، که کنترل های لازم را آزمون ها نشان می دهد . حسابرسان باید تعیین کنند که کدام آزمون اضافی کنترل ها احتمالاً محدود کردن آزمون ها محتوا را از لحاظ هزینه اجرا ایجاب می کند .
3- آزمون هاي اضافي كنترل ها را درباره آن دسته از كنترل داخلي اجرا كنيد .حسابرسان قصد دارند براي كاهش سطح تعيين شده احتمال خطر و در نتيجه ، كاهش آزمون هاي محتوا بر آن ها اتكاء كنند .
4- احتمال خطركنترل را درباره هر يك از سر فصل‌هاي عمده حساب‌هاي پرداختني ترازنامه و بر اساس آزمون کنترل های انجام شده ، دوباره برآورد و آزمون‌هاي محتوا را طراحي كنيد .
ب: آزمون هاي محتواي معاملات و مانده هاي حساب هاي پرداختني :
5- تراز آزمايشي حساب های پرداختي را به تاريخ ترازنامه از صاحب كار دريافت كنيد و با دفتر كل ، مغايرت گيري نمایید .
یکی از هدف های این روش ، اثبات مطابقت داشتن مبلغ بدهی مندرج در ترازنامه با جمع تک تک اقلامی است که در مدارک تفصیلی بدهی ها وجود دارد . هدف دیگر از اجراي آزمون فوق ، فراهم آوردن نقطه شروعی است برای آزمون‌های محتوا .
6- مانده هاي پرداختني به بستانكاران انتخابي را با بازرسي مدارك پشتوانه آن ها ، سندرسي كنيد .
سندرسی مانده های پرداختی به بستانکاران انتخاب شده با مراجعه به برگه های حسابداری ، فاکتور ها ، سفارش های خرید و گزارش های دریافت ، آزمون محتوایی است ، برای اثبات اعتبار تراز آزمایشی حساب های پرداختنی که توسط صاحب کار تهیه شده است .
7- بدهي‌هاي ثبت شده را با صورت حساب‌هاي ماهانه فروشندگان ( بستانكاران ) مغايرت گيري كنيد .
مغايرت‌گيري فوق به صورت ماهانه ، روش جاری بسیاری از شرکت‌هاست . حسابرسان برای حصول اطمینان از انجام شدن مغایرت گیری می توانند صورت حساب های فروشندگان را بطور محدود مورد بررسی قرار دهند و چنانچه این کار انجام نشده باشد ، حسابرسان می توانند این کار را به صورت مستقل انجام دهند . یکی از اختلافاتی که با مغایرت گیری صورت حساب های فروشندگان روشن می شود ، هزینه حملی است که فاکتور آن هنوز توسط صاحب کار دریافت یا ثبت نشده است .
8- تأیيديه حساب هاي پرداختني را با مكاتبه مستقيم با فروشندگان ، دريافت كنيد .
برای تمام فروشندگانی که در طول سال ، از آن ها خرید های عمده ای شده باید درخواست تأییدیه ارسال گردد . این کار به منظور کشف بدهی های ثبت نشده صورت می گیرد و دلیل دیگر آن است که بزرگترین مخاطره در اثبات بدهی ها ، وجود بدهی های ثبت نشده می باشد . در هر صورت این روش اجباری نمی‌باشد .
9- روش‌هاي تحليلي را درباره حساب های پرداختني و حساب هاي مرتبط ، اجرا كنيد .
حسابرسان برای حصول اطمینان خاطر از معقول بودن کلی حسابهای پرداختنی می توانند نسبت‌هایی مانند نسبت بستانکاران به خرید و مجموع بدهی های جاری را محاسبه کنند و نسبت‌هاي محاسبه شده را بانسبت‌های سال‌های قبل مقایسه کنند تا روندهای نیازمند پی جویی ، روشن و آشکارگردد .
10- براي كشف حساب هاي پرداختني ثبت نشده جستجو كنيد .
برای کشف حساب های پرداختنی ثبت نشده ، می توانند از روش‌هایی مانند مغایرت گیری ، تأییدیه و روش های تحلیلی استفاده کنند . حسابرسان در جستجوی حساب های پرداختنی ثبت نشده علاوه بر اقدامات یاد شده ، معاملات ثبت شده پس از پایان سال مالی را نیز حسابرسی می کنند . حسابرسان همچنین باید زمینه‌های احتمالی را در مورد پرداختنی‌های ثبت نشده مورد توجه قرار دهند . مانند :
فاکتورهای خرید بدون گزارش دریافت مواد و کالا و گزارش‌های دریافت مواد وکالای بدون فاکتور.
برگه‌های پرداختنی ثبت شده بعد از تاریخ ترازنامه در معین بستانکاران .
فاکتورهای دریافتی پس از تاریخ ترازنامه توسط صاحب کار .
11- حساب هاي پرداختني به اشخاص وابسته را جستجو كنيد .
پرداختی های به رؤسا ، مدیران ، سهامداران یا شرکت های وابسته نیاز به توجه ویژه حسابرسان دارد . زیرا ، این گونه پرداختی ها از معاملات حقیقی و بی شبهه ای که بین طرفین با تضاد منافع انجام می شود ، ناشی نشده اند .
12- چگونگي ارائه حساب هاي پرداختني را در صورت هاي مالي وكيفيت افشاي مربوط به آن را ارزيابي كنيد .
ارائه صحیح حساب های پرداختنی در ترازنامه مستلزم تفکیک مبالغ پرداختنی عمده به اشخاص وابسته ( مدیران ، سهامداران عمده ، رؤسا وکارکنان شرکت )و ارائه جدای آن ها از بستانکاران تجاری است.
زمان رسيدگي:
رسيدگي به حساب هاي پرداختني در تاريخي پيش از تاريخ ترازنامه ، به شرطي مؤثر خواهد بود كه صاحب كار در ثبت بدهي‌هاي با اهميت به وجود آمده در هفته هاي باقي مانده از سال مورد رسيدگي ، كوتاهي نكند . به همين دليل ، بسياري از حسابرسان معتقدند كه بيشتر كار رسيدگي به حساب هاي پرداختني بايد پس ازتاريخ ترازنامه انجام شود . بدهي‌هاي جاري غير از حساب هاي پرداختني براي رسيدگي پيش از تاريخ ترازنامه مناسب‌تر است .